OK-functionaris Willem Meijer: ‘Een besluit uitstellen kan krachtiger zijn dan het nemen’

Hoe vaak bent u benoemd door de Ondernemingskamer?

‘Tien keer schat ik – meestal als bestuurder, al dan niet in een executive rol, maar ook als toezichthouder en als beheerder van aandelen. En ik word ook voorgedragen als mediator in OK-zaken, dus zonder bestuursfunctie.’

Wat doet een beheerder van aandelen?

‘Je krijgt niet de eigendom, maar wel de vennootschapsrechtelijke bevoegdheden zoals het stemrecht. Als het de aandeelhouders niet meer lukt besluiten te nemen kan de onderneming op die manier toch door. Het kan gaan over gewone huishoudelijke zaken, maar ook belangrijke dingen als het accorderen van een financiering waar een partij het niet mee eens is.’

Je hoort wel dat het klimaat verhard is – wat is uw ervaring?

‘Met persoonlijke agressie heb ik nooit te maken gehad. Ik ben een man van bijna twee meter, misschien heeft dat ermee te maken’

‘Het kan inderdaad netelig zijn. Met persoonlijke agressie heb ik nooit te maken gehad. Ik ben een man van bijna twee meter, misschien heeft dat ermee te maken, en ik ben ook niet echt bang aangelegd. Maar ik krijg wel eens brieven van advocaten die niet zijn om je prettige kerstdagen te wensen. Dreigende taal, waarin ik persoonlijk aansprakelijk word gesteld als ik een bepaald besluit zou nemen. Sommige advocaten maken het erg bont – onnodige beslagleggingen en aansprakelijkstellingen, niet ingaan op uitnodigingen voor een minnelijk overleg… Dat kan schuren met hun gedragsregel dat ze oplossingsgericht moeten zijn.’

Wat betekent zo’n aansprakelijkstelling voor u?

‘Een vervelend bericht, maar zakelijk ben ik er niet van onder de indruk, omdat ik in het belang van de onderneming handel. Je hoopt alleen dat partijen dat ook inzien.

Tegelijk is het een signaal: dit specifieke onderwerp is voor die partij blijkbaar héél belangrijk. Ik ga dan op zoek naar de vraag waarom. Je krijgt van de Ondernemingskamer meestal ook de informele opdracht mee om te kijken of je de zaak kunt schikken. Dat is in ieders belang en dat vind ik ook het leukste. Tot nu toe is dat altijd gelukt.’

U bent sinds 2013 ook mediator. In hoeverre is dat relevant?

Nieuwe opleiding OK-bestuurders

Er komt een tweedaagse opleiding om OK-bestuurders een stevige ondergrond te bieden, op initiatief van Stichting Rimari in samenwerking met de Radboud Universiteit Nijmegen. Een pilot van de opleiding start in juni.

Willem Meijer, die is betrokken bij de opzet en een bijdrage zal leveren aan het onderdeel onderhandelen, communicatie en mediation: ‘Naast het enquêterecht en de specifieke uitdagingen van een door de Ondernemingskamer benoemde bestuurder gaat een belangrijk deel ook over gedrag: onderhandelen, communicatie, welke rol spelen emoties? Hoe voorkom je dat je onderdeel wordt van het conflict?’

‘Het heeft een wezenlijke kanteling gebracht in mijn manier van communiceren en leidinggeven. Ik kan iedereen – advocaten, rechters, bestuurders – aanbevelen om die vaardigheden te trainen. Ook als OK-bestuurder helpt het om neutraal te zijn en bepaalde manieren van communicatie te hanteren. Je vat stekelige standpunten samen in iets wat voor de andere kant beter hoorbaar is. Vervang ‘maar’ door ‘tegelijk’ en je hebt al een andere toon in het gesprek. Je gaat op zoek naar gemeenschappelijke belangen, probeert rapport op te bouwen met beide partijen en ze tot een oplossing te bewegen. Dat is ook een kwestie van timing.’

Wanneer is de tijd rijp?

‘de ene advocaat licht zijn cliënt beter voor dan de andere’

‘Niet als men net weg is bij de OK, dan zijn de messen geslepen en willen partijen je aan hun kant krijgen: “vind jij ook niet dat…?” Een eerste geschikt moment is als je over de kosten van het hele proces gaat praten. Zo’n zaak heeft als ik begin al tien- of honderdduizenden euro’s gekost en dat wordt alleen maar meer – in een grotere zaak ging het om een paar ton aan juridische kosten per máánd. Partijen hebben zich dat niet altijd gerealiseerd, de ene advocaat licht zijn cliënt beter voor dan de andere.’

Wat doet u dan?

‘In een grote zaak zat ik in een vergadering waar de ruziënde partijen zich letterlijk verscholen achter een serie advocaten van ongeveer alle grote kantoren, per uur kostte dat opgeteld zo’n €10.000 schat ik. Toen heb ik partijen gevraagd om een gesprek apart, en heb ik ze voorgesteld een mediation met mij alleen aan te gaan. In een hotelvergaderkamer spraken ze elkaar voor het eerst in jaren zonder advocaten erbij. We hebben geluncht, het was heel ontspannen. In vijf, zes uur is de basis gesmeed voor de latere regeling. Maar zoiets lukt alleen als je door beiden als onpartijdig wordt gezien.’

U moet als OK-bestuurder toch beslissingen nemen die niet bij beiden goed zullen vallen…

‘Ook in de besluitvorming probeer ik consensus te bereiken, of om het besluit uit te stellen. In het geval van die aansprakelijkheidsbrief is er na maanden onder druk van dat hangende besluit uiteindelijk gesetteld. Dat is veel krachtiger dan als ik het besluit had genomen en had moeten vechten om dat te rechtvaardigen.’

Knaagt dat niet aan uw trots? Die advocaat denkt dat hij met zijn gedreig toch maar mooi dat besluit heeft afgewend.

‘Als je trots opzij zetten helpt om een settlement te bereiken, moet je dat zeker doen. Maar het besluit was niet van tafel, ik zei alleen: als je de grote overhangende kwestie oplost, mag je zelf een besluit nemen omdat mijn rol dan eindigt. Zo niet, dan neem ik het.’

Dus dat is het tweede geschikte moment om te schikken?

‘De meeste zaken zijn grijs – mogelijk zaten beide partijen een beetje fout’

‘Ja: als er een vervelend besluit moet worden genomen. Een derde moment is als de Ondernemingskamer een onderzoeker heeft benoemd. Dat kost ook weer geld: minimaal €25.000, met alle adviseurs erbij misschien wel een ton. En de onderzoeker kan in de interviews onderwerpen aansnijden die partijen bewust maken waar de sleutel kan liggen. De meeste zaken zijn grijs – mogelijk zaten beide partijen een beetje fout. Dan zeg ik: straks heb je misschien een stuk papier waar dat op staat, en wat ga je dan doen?’

U bent als vrijwilliger ook buurtbemiddelaar, hoe anders is dat?

‘Verbazend weinig. Het zijn allemaal mensen die niet meer naar de andere kant kunnen luisteren, waar in de erkenning iets is beschadigd. Of het nou over klapperende keukenkastjes gaat bij de buren of over een aandeelhoudersgeschil: het gaat ook over gedrag en communicatie. De hoofdrolspeler is de mens.’